Dématérialisation & archivage

La dématérialisation de processus est l’acte de transformer un flux de documents papier, ainsi que les traitements qui lui sont appliqués, en flux numériques et traitements automatisés. Elle présente plusieurs avantages, notamment la réduction des coûts et des temps de traitement, la sécurisation des flux, l’homogénéisation des processus documentaires et de fait, une meilleure réponse aux contraintes légales et réglementaires de plus en plus fortes.

La dématérialisation repose sur quatre grandes étapes : la création, la gestion, la diffusion et la conservation.

Pour chacune de ces étapes, Informatique CDC a développé une solution industrielle permettant de répondre à tous les besoins de dématérialisation ainsi qu’aux exigences réglementaires et légales. Il est en effet primordial de garantir, tout au long du processus, la chaîne de confiance.

Quatre éléments sont donc nécessaires à la sécurisation de la chaîne de dématérialisation :

1. La ratification de l’écrit électronique. La signature électronique au sens « lu et approuvé ».
2. La validation de la dématérialisation d’un acte juridique. La loi doit reconnaître la validité du document numérique.
3. La sécurisation des échanges de documents. Les documents doivent pouvoir circuler et être diffusés sans modification, avec une identification de l’émetteur.
4. La pérennité et la sécurisation de l’archivage des documents. Les documents doivent être conservés sans modification, si ce n’est à des fins de migration, sur de très longues durées.

Pour répondre à la demande croissante des besoins en dématérialisation et accompagner tous ses membres dans ce changement, Informatique CDC a développé un centre de compétences et de services couvrant l’ensemble d’un processus dématérialisé.

Informatique CDC propose une gamme de solutions innovantes pour la dématérialisation, le traitement automatique, la gestion et la conservation de tous les documents :

• Solution Numérisation : basée sur une Plateforme de dématérialisation RAD/LAD, cette solution couvre aujourd’hui la dématérialisation des courriers, des factures fournisseurs, des commandes et des règlements. Cette solution de numérisation est conforme à la norme NF Z42-013, norme renforçant la valeur probante des documents dématérialisés.

• Solution Gestion Electronique de Documents : solution construite autour d’un progiciel du marché, elle propose de nombreux modules visant à répondre à un large panel d’usages, allant de l’intranet au réseau social d’entreprise, en passant par la gestion de projet et le workflow de documents.

• La sécurisation des échanges de documents : les documents doivent pouvoir circuler et être diffusés sans modification, avec une identification de l’émetteur.

• La pérennité et la sécurisation de l’archivage des documents : les documents doivent être conservés sans modification, si ce n’est à des fins de migration, sur de très longues durées.

• Solution Archivage Electronique : Informatique CDC propose un Système d’Archivage Electronique (SAE) qui permet de garantir l’aspect réglementaire mais aussi la valeur probante si nécessaire. Ce SAE permet d’archiver tous les types de documents provenant des process de dématérialisation et dispose de connecteurs pour s’interfacer avec les systèmes d’information de clients. Cette solution d’archivage est conforme à la norme NF Z42-013, norme renforçant la valeur probante des documents dématérialisés. Chaque document archivé sur le SAE permet d’apporter la preuve, devant une juridiction, de l’originalité du document.

• Solution Composition Editique : la solution de composition Editique, innovante et performante, permet la conception, la composition, la post-production et la gestion de la production des documents et courriers d’entreprises numériques personnalisés. Elle permet, notamment, de générer des documents personnalisés au format pdf qui pourront être expédiés par voie électronique et de supprimer les frais de routage, de transport et de distribution terrestre.